SharePointの容量確認｜管理者以外のユーザーができること・できないこと

SharePointの容量がどれくらい残っているか確認したいけれど、管理者権限がない。
一般ユーザーでもSharePointの容量を確認する方法はあるのか?

本記事では、管理者以外のユーザーがSharePointの容量を確認する方法と、権限ごとにできることを詳しく解説します。

SharePointの容量とは

SharePoint Onlineで使用できるストレージ容量について理解しましょう。

基本容量の計算方法

SharePoint Onlineの総容量は、以下の計算式で決まります。

総容量 = 基本容量1TB + (10GB × 契約ユーザー数)

例えば、50人のユーザーが契約している組織の場合は以下のようになります。

1TB + (10GB × 50人) = 1TB + 500GB = 1.5TB(1,500GB)

この容量は組織全体で共有され、すべてのSharePointサイトで使用されます。

サイトごとの容量上限

個別のSharePointサイトには、最大25TBまでの容量上限が設定できます。
これはサイトコレクション(Site Collection)単位の制限です。

Teamsでチームを作成すると、自動的に対応するSharePointサイトが作成されます。
そのため、Teamsのファイルタブに保存できる容量も、対応するSharePointサイトの25TBが上限となります。

容量を超えるとどうなる?

SharePointの容量上限に達すると、以下の制限が発生します。

ファイルのアップロードができない
新しいファイルをアップロードしようとするとエラーが表示されます。

ファイルが読み取り専用になる
既存のファイルの編集ができなくなり、閲覧のみ可能な状態になります。

サイトの動作が遅くなる
容量が逼迫すると、ファイルの読み込みや保存に時間がかかるようになります。

権限別の容量確認方法

SharePointで容量を確認できるかどうかは、ユーザーの権限によって異なります。

一般ユーザー(閲覧のみ・サイトメンバー)

残念ながら、一般的なサイトメンバーや閲覧のみの権限を持つユーザーは、SharePointの容量を直接確認することができません。

これらのユーザーは「サイトの設定」メニューにアクセスする権限がないため、記憶域メトリックスを表示できないのです。

確認方法がない理由
セキュリティとガバナンスの観点から、一般ユーザーには容量情報へのアクセスが制限されています。
容量情報からサイトの使用状況や重要なファイルの存在が推測できるためです。

一般ユーザーができること
容量を確認したい場合は、サイトの所有者または管理者に問い合わせてください。
必要に応じて、容量の使用状況を報告してもらうことができます。

サイト所有者(Site Owner)

サイト所有者権限を持っているユーザーは、自分が管理しているサイトの容量を確認できます。

記憶域メトリックスでの確認手順

サイト所有者が容量を確認する具体的な手順を説明します。

SharePointサイトにアクセス

ブラウザで対象のSharePointサイトを開きます

設定メニューを開く

画面右上の歯車アイコン(設定)をクリックします

サイト情報を選択

ドロップダウンメニューから「サイト情報」をクリックします

すべてのサイト設定を表示

サイト情報パネルの下部にある「すべてのサイト設定を表示」をクリックします

記憶域メトリックスを選択

「サイトコレクションの管理」セクション内の「記憶域メトリックス」をクリックします

容量を確認

画面右上に全体の容量と現在使用中の容量が表示されます
「現在の使用容量 / 総容量」の形式で表示されます

直接URLでアクセスする方法

記憶域メトリックスには、URLを直接編集してアクセスすることもできます。

SharePointサイトのURLを確認

例: https://組織名.sharepoint.com/sites/サイト名

URLの末尾に以下を追加

/_layouts/15/storman.aspx

完成したURLにアクセス

例: https://組織名.sharepoint.com/sites/サイト名/_layouts/15/storman.aspx

このURLに直接アクセスすると、記憶域メトリックスページが表示されます。

記憶域メトリックスで確認できる情報

記憶域メトリックスページでは、以下の情報が確認できます。

サイト全体の容量

総容量(GB)
現在使用している容量(GB)
空き容量(GB)
使用率(%)

ライブラリごとの使用容量
ドキュメントライブラリやリストごとに、使用している容量が一覧表示されます。
サイズの大きい順にソートすることもできます。

個別ファイルの容量
ライブラリを展開すると、個々のファイルやフォルダーのサイズを確認できます。
容量を圧迫しているファイルを特定する際に便利です。

ごみ箱の使用容量
削除されたファイルがごみ箱で占めている容量も表示されます。
ごみ箱のファイルも総容量に含まれるため、定期的な削除が重要です。

SharePoint管理者・全体管理者

SharePoint管理者またはMicrosoft 365全体管理者は、組織全体のSharePoint容量を確認できます。

SharePoint管理センターでの確認手順

管理者が組織全体の容量を確認する手順を説明します。

Microsoft 365管理センターにアクセス

https://admin.microsoft.com にアクセスします
管理者アカウントでサインインします

SharePoint管理センターを開く

左側のナビゲーションメニューから「すべてを表示」をクリックします
「管理センター」セクションから「SharePoint」を選択します

アクティブなサイトを表示

SharePoint管理センターの左側メニューから「サイト」を展開します
「アクティブなサイト」をクリックします

総容量を確認

画面右上に組織全体の総容量と使用容量が表示されます
「使用中: ○○GB / 総容量: ○○GB」の形式で表示されます

サイトごとの容量を確認

一覧表の「使用済みストレージ」列で、各サイトの使用容量を確認できます
「ストレージ制限」列で、各サイトに設定された上限を確認できます

PowerShellでの確認方法

管理者は、PowerShellを使用してより詳細な容量情報を取得できます。

前提条件

SharePoint Online Management Shellのインストール
SharePoint管理者またはグローバル管理者権限

基本的な確認コマンド

# SharePoint Onlineに接続
Connect-SPOService -Url https://組織名-admin.sharepoint.com

# 特定のサイトの容量を確認
Get-SPOSite -Identity https://組織名.sharepoint.com/sites/サイト名 | Select Url, StorageUsageCurrent, StorageQuota

# すべてのサイトの容量を確認
Get-SPOSite | Select Url, StorageUsageCurrent, StorageQuota | Sort-Object StorageUsageCurrent -Descending

出力される情報

Url: サイトのURL
StorageUsageCurrent: 現在の使用容量(MB単位)
StorageQuota: 割り当てられた容量制限(MB単位)

容量不足のサインを見逃さない

管理者権限がなくても、以下の兆候から容量不足を察知できます。

ファイルアップロード時のエラー

ファイルをSharePointにアップロードしようとすると、以下のようなエラーメッセージが表示されることがあります。

「ストレージ容量が不足しています」
サイトの容量上限に達している状態です。

「ファイルのアップロードに失敗しました」
容量不足が原因でアップロードできない場合があります。

サイト上部の警告メッセージ

SharePointサイトにアクセスしたときに、画面上部に以下のような警告が表示されることがあります。

「記憶域が残りわずかです」
サイトの容量が90%以上使用されている状態です。

「間もなくストレージ制限に達します」
容量上限に近づいているという警告です。

動作の遅延

容量が逼迫すると、以下のような動作の遅延が発生します。

ファイルを開くのに時間がかかる
ページの読み込みが遅い
同期に時間がかかる
検索結果の表示が遅い

これらの症状が複数のユーザーで発生している場合、容量不足が原因の可能性があります。

一般ユーザーができる容量節約方法

管理者権限がなくても、以下の方法で容量の節約に貢献できます。

不要なファイルの削除

自分がアップロードしたファイルや、編集権限のあるファイルの中から、不要なものを定期的に削除しましょう。

削除対象の例

古いバージョンのファイル(最新版があるもの)
一時的な作業ファイル
重複しているファイル
プロジェクト終了後の下書きファイル

削除方法

SharePointライブラリで対象ファイルを選択します
右クリックまたは上部メニューから「削除」を選択します
削除されたファイルはごみ箱に移動します

ファイルサイズの最適化

ファイルをアップロードする前に、サイズを最適化することで容量を節約できます。

画像ファイルの圧縮

デジカメやスマートフォンで撮影した画像は、そのままのサイズだと非常に大きくなります。

圧縮方法

オンライン圧縮ツールを使用(TinyPNG、Compressor.ioなど)
画像編集ソフトで「Web用に保存」を選択
必要な解像度に合わせてリサイズ

一般的なWebページやドキュメントで使用する画像であれば、幅1920px程度で十分です。

動画ファイルの扱い

動画ファイルは非常に大きな容量を消費します。

推奨される保存方法

Microsoft Streamに保存してSharePointにはリンクのみ保存
OneDriveに保存してSharePointで共有
外部の動画共有サービス(YouTube、Vimeoなど)を利用

PDFファイルの最適化

PDFファイルも、画像を多く含む場合は大きなサイズになります。

最適化方法

Adobe Acrobatの「ファイルサイズを縮小」機能を使用
不要なページを削除
画質を下げて再保存

ローカル保存の活用

SharePointに保存する必要のないファイルは、ローカルまたはOneDriveに保存しましょう。

SharePointに保存すべきファイル

チーム全体で共有する必要があるファイル
複数人で共同編集するファイル
会社の公式資料や記録

SharePointに保存する必要がないファイル

個人的なメモや下書き
一時的な作業ファイル
個人専用の資料

これらは個人用のOneDriveやローカルPCに保存することで、SharePointの容量を節約できます。

バージョン履歴の意識

SharePointでは、ファイルを編集するたびにバージョン履歴が保存されます。
この機能は便利ですが、容量を消費します。

一般ユーザーが直接バージョン履歴の設定を変更することはできませんが、以下の点に注意することで容量節約に貢献できます。

小さな変更を頻繁に保存しない
誤字修正などの小さな変更は、ある程度まとめてから保存しましょう。

完成版を別名で保存
重要な節目では、「最終版」などの名前で別ファイルとして保存し、古いバージョンは削除しましょう。

サイト所有者ができる追加の節約方法

サイト所有者権限がある場合、以下の追加的な対策が可能です。

ごみ箱の定期的な空き

SharePointでは、削除したファイルは自動的にごみ箱に移動します。
ごみ箱内のファイルも容量を消費するため、定期的に完全削除することが重要です。

ごみ箱を空にする手順

SharePointサイトを開く

対象のサイトにアクセスします

設定メニューを開く

右上の歯車アイコンをクリックします

サイトコンテンツを選択

メニューから「サイトコンテンツ」をクリックします

ごみ箱を開く

右上の「ごみ箱」リンクをクリックします

ごみ箱を空にする

左上の「ごみ箱を空にする」をクリックします
確認ダイアログで「はい」をクリックします

注意点
ごみ箱を空にすると、ファイルは完全に削除され、復元できなくなります。
必要なファイルがないか、必ず確認してから実行してください。

大容量ファイルの特定と整理

記憶域メトリックスを使用して、容量を多く消費しているファイルを特定できます。

記憶域メトリックスを開く

前述の方法で記憶域メトリックスにアクセスします

ライブラリを展開

容量の大きいライブラリをクリックして展開します

ファイルサイズで並び替え

「サイズ」列のヘッダーをクリックして、サイズの大きい順に並び替えます

不要な大容量ファイルを削除

必要性を確認し、不要なファイルを削除します

ライブラリの整理

ドキュメントライブラリを適切に整理することで、容量管理がしやすくなります。

フォルダー構造の最適化

プロジェクトや期間ごとにフォルダーを分ける
終了したプロジェクトのフォルダーは定期的に見直す
「アーカイブ」フォルダーを作成し、古いファイルを移動

メタデータの活用

ファイルにタグや日付などのメタデータを付与
不要なファイルを検索で特定しやすくする

管理者に容量追加を依頼する方法

容量の削減や整理を行っても不足する場合、管理者に容量追加を依頼できます。

依頼時に伝えるべき情報

管理者がスムーズに対応できるよう、以下の情報を含めて依頼しましょう。

サイトのURL
対象となるSharePointサイトの完全なURLを記載します。

現在の使用状況
記憶域メトリックスのスクリーンショットなど、現在の容量使用状況がわかる情報を添付します。

必要な容量
どの程度の容量が追加で必要か、具体的な数値を提示します。

使用目的
なぜ容量が必要なのか、業務上の理由を説明します。

実施済みの対策
不要ファイルの削除やごみ箱の空き処理など、すでに実施した節約対策を報告します。

依頼メールの例文

件名: SharePointサイト容量追加のご依頼

お疲れ様です。
〇〇部の△△です。

以下のSharePointサイトにて、容量不足が発生しております。
つきましては、容量の追加をお願いできますでしょうか。

【対象サイト】
URL: https://組織名.sharepoint.com/sites/プロジェクト名

【現状】
- 現在の使用容量: 23GB
- 総容量: 25GB
- 使用率: 92%

【追加希望容量】
30GB(総容量を25GBから55GBに変更)

【使用目的】
新規プロジェクトで大容量の設計図面や動画資料を保存する必要があるため。
今後3ヶ月で約20GBの増加を見込んでおります。

【実施済みの対策】
- 不要なファイルの削除: 約2GB削減
- ごみ箱の完全削除: 約1GB削減
- 古いバージョンファイルの整理: 約1GB削減

お手数をおかけしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

まとめ

SharePointの容量確認について、権限ごとにできることをまとめます。

一般ユーザー(閲覧のみ・サイトメンバー)

容量の直接確認はできません
サイト所有者または管理者に問い合わせてください
不要なファイルの削除やファイルサイズの最適化で容量節約に貢献できます

サイト所有者(Site Owner)

記憶域メトリックスから自分のサイトの容量を確認できます
ごみ箱の削除や大容量ファイルの整理が可能です
容量不足の場合は管理者に追加を依頼できます

SharePoint管理者・全体管理者

SharePoint管理センターから組織全体の容量を確認できます
PowerShellで詳細な容量情報を取得できます
個別サイトの容量上限を調整できます

重要なポイント

SharePointの総容量は「1TB + (10GB × ユーザー数)」で計算されます
個別サイトの上限は最大25TBです
容量を超えるとファイルのアップロードや編集ができなくなります
ごみ箱内のファイルも容量を消費します
定期的な不要ファイルの削除と整理が重要です

権限に応じてできることは限られますが、適切な容量管理により、快適なSharePoint環境を維持できます。