Outlookでメールを開いたとき、画面に「全員に返信の開始」という見慣れない文字が表示されて、戸惑ったことはありませんか?
実はこれ、Outlookが自動的に表示する「返信の候補」という機能なんです。メールの内容を分析して、「こんな返信はどうですか?」と提案してくれる親切な機能なのですが、正直なところ邪魔に感じる方も多いはず。
この記事では、この表示を完全に消す方法を、画像を使いながらわかりやすく解説していきます。
設定作業はたったの3ステップ、所要時間は1分程度です。
「返信の候補」機能ってどんなもの?
まず、この機能について簡単に説明しましょう。
返信の候補機能とは、Outlookが人工知能(AI)を使ってメールの内容を読み取り、自動的に返信文を提案してくれる機能です。「了解しました」「ありがとうございます」といった短い返信を、クリックするだけで送信できる便利な仕組みとして設計されています。
しかし、実際には以下のような理由で不要だと感じる方が多いんです。
不便だと感じる理由
- 画面の一部を占領して邪魔になる
- 提案される返信文が自分の言いたいことと違う
- 誤ってクリックしてしまう心配がある
- シンプルな画面で作業したい
そんなときは、この機能をオフにしてしまいましょう。
【Windows版】「全員に返信の開始」を消す手順
ここからは、実際に設定を変更する手順を説明します。難しい操作は一切ありませんので、安心してください。
ステップ1:「ファイル」メニューを開く
Outlookを起動したら、画面左上にある「ファイル」タブをクリックします。
すると、青い背景の画面が表示されるはずです。
ステップ2:「オプション」を選択する
青い画面の左側に並んでいるメニューの中から、「オプション」という項目を探してクリックしてください。
「Outlookのオプション」という新しいウィンドウが開きます。
ステップ3:「返信の候補を表示する」をオフにする
- 左側のメニューから「メール」をクリック
- 画面を少し下にスクロールして、「返信/転送」というセクションを探す
- その中にある「返信の候補を表示する」というチェックボックスを見つける
- チェックが入っている場合は、クリックしてチェックを外す
- 画面右下の「OK」ボタンをクリック
これで設定完了です!
設定後の確認方法
設定を変更したら、実際にメールを開いてみましょう。
今まで表示されていた「全員に返信の開始」という文字が消えて、すっきりとした画面になっているはずです。もし変更が反映されていない場合は、Outlookを一度再起動してみてください。
【Web版Outlook】での設定方法
ブラウザでOutlookを使っている方(Outlook on the web)は、設定方法が少し違います。
設定手順
- 画面右上の歯車アイコン(設定)をクリック
- 「メール」をクリック
- 「スマート候補」または「作成して返信」という項目を探す
- 「返信候補を表示する」のチェックを外す
- 変更は自動的に保存されます
Web版でも同じように、返信の候補機能を無効化できます。
よくある質問と回答
Q1:この設定を変更すると、返信や全員に返信ができなくなる?
A: いいえ、心配ありません。今まで通り「返信」ボタンや「全員に返信」ボタンは使えます。
変わるのは、自動的に表示される提案文が出なくなるだけです。メール返信の基本機能には一切影響しません。
Q2:設定を元に戻したくなったら?
A: 同じ手順で設定画面を開き、「返信の候補を表示する」に再びチェックを入れるだけです。
いつでも簡単に元に戻せるので、試しにオフにしてみて、必要だと感じたら再度オンにすることもできます。
Q3:スマートフォンのOutlookアプリでも同じ設定ができる?
A: スマートフォンアプリの場合、設定項目の場所が少し異なります。
iPhoneやAndroidアプリでの設定:
- アプリを開いて左上のメニューアイコンをタップ
- 画面下部の歯車アイコン(設定)をタップ
- 使用しているメールアカウントを選択
- 「返信の候補」や「スマート候補」という項目を探してオフにする
ただし、アプリのバージョンによっては、この機能自体が実装されていない場合もあります。
Q4:会社のメールアドレスで使っている場合、勝手に設定を変えても大丈夫?
A: 基本的には問題ありませんが、企業によってはIT部門がポリシーで設定を管理している場合があります。
もし設定項目がグレーアウト(灰色)していて変更できない場合は、会社のIT管理者に確認してみましょう。個人の使いやすさに関する設定なので、ほとんどの企業では問題なく変更できるはずです。
関連する便利な設定
「返信の候補」機能を無効にする以外にも、Outlookにはメール作業を快適にする設定がいくつかあります。
1. 返信時の既定動作を変更する
メールに返信するとき、「返信」と「全員に返信」のどちらを既定にするか選べます。
設定場所:
オプション → メール → 返信/転送 → 「閲覧ウィンドウから返信する際の既定の応答」
よく「全員に返信」を使う方は、こちらを既定にしておくと便利です。
2. メールヒントを設定する
「全員に返信」を押したときに警告を表示することもできます。誤って大勢の人に返信してしまうミスを防げて安心です。
設定場所:
オプション → メール → メールヒント
3. 返信時の元のメッセージの扱いを変更する
返信するとき、元のメッセージを引用するか、添付ファイルとして付けるかなどを選択できます。
設定場所:
オプション → メール → 返信/転送 → 「メッセージに返信または転送するとき」
まとめ
Outlookの「全員に返信の開始」という表示は、「返信の候補を表示する」という設定をオフにすることで簡単に消すことができます。
設定の手順(おさらい)
- ファイル → オプション → メールの順に開く
- 「返信/転送」セクションを見つける
- 「返信の候補を表示する」のチェックを外す
- OKをクリックして完了
たった1分の設定で、すっきりとした画面でメール作業ができるようになります。
この機能は便利だと感じる人もいれば、邪魔だと感じる人もいます。自分の使い方に合わせて、自由に設定を変更してみてくださいね。
もし他にもOutlookの使い方で困っていることがあれば、設定を見直すことで解決できる場合が多いです。「オプション」画面には、さまざまなカスタマイズ項目が用意されているので、一度じっくり眺めてみるのもおすすめですよ。
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