Outlookテンプレートの呼び出し方法を完全ガイド！最速で使える5つのテクニック

せっかくOutlookでテンプレートを作ったのに、呼び出し方が分かりづらくて結局使っていない…そんな経験はありませんか？

テンプレートは作っただけでは意味がなく、スムーズに呼び出せてこそ真価を発揮します。呼び出し方法を知らないと、テンプレートを探すだけで時間がかかってしまい、かえって非効率になってしまうんです。

この記事では、Outlookテンプレートを素早く呼び出す5つの方法を、初心者向けから上級者向けまで順番に解説していきます。

テンプレート呼び出しの基本知識

テンプレートファイルの形式

Outlookのテンプレートは「.oft」という拡張子で保存されています。

これは「Outlook Form Template（アウトルック・フォーム・テンプレート）」の略で、メールの雛形として使える専用のファイル形式です。通常のメールとは異なり、開くたびに新しいメール画面として立ち上がる仕組みになっています。

デフォルトの保存場所

テンプレートを呼び出す前に、保存場所を知っておくことが大切です。

Windows環境では、通常次の場所に保存されています。

C:\Users\ユーザー名\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

または

C:\Users\ユーザー名\Documents\カスタムOfficeテンプレート

保存場所が分からない場合は、エクスプローラーで「*.oft」と検索すれば見つかります。

【方法1】ファイルから直接開く（最も簡単）

手順

一番シンプルな方法は、テンプレートファイルを直接ダブルクリックする方法です。

1. エクスプローラーを開く
2. テンプレートの保存フォルダに移動
3. 使いたいテンプレートファイル（.oft）をダブルクリック
4. 新しいメール画面が開く

これだけで、テンプレートの内容が反映されたメールが作成されます。

メリットとデメリット

メリット：

• 操作が簡単で初心者でも分かりやすい
• Outlookの操作に慣れていなくても使える
• 複数のテンプレートを視覚的に確認できる

デメリット：

• 毎回フォルダを開く必要がある
• クリック数が多く、やや時間がかかる
• 頻繁に使うには不便

たまにしか使わないテンプレートなら、この方法で十分です。

さらに便利に：デスクトップにショートカットを作る

よく使うテンプレートは、デスクトップにショートカットを作成しておくと便利です。

1. テンプレートファイルを右クリック
2. 「送る」→「デスクトップ（ショートカットを作成）」を選択
3. デスクトップにアイコンが表示される

これで、デスクトップからワンクリックでテンプレートを呼び出せるようになります。

【方法2】Outlook内のメニューから開く（標準的な方法）

基本手順

Outlookのメニューから正式な手順で呼び出す方法です。

1. Outlookを開く
2. 「ホーム」タブをクリック
3. 「新しいアイテム」をクリック
4. 「その他のアイテム」→「フォームの選択」を選ぶ
5. 「参照」ボタンをクリック
6. テンプレートファイルを選択して「開く」

この方法は、Microsoft公式の呼び出し方法なので、動作が安定しています。

ショートカットキーで素早く開く

上記の手順を少しだけ速くする方法があります。

「新しいアイテム」をクリックする代わりに、Ctrl + Shift + P を押すと、すぐに「フォームの選択」画面が開きます。これだけでも数秒の時短になりますよ。

この方法が向いている場面

• 複数のテンプレートを使い分けている
• 社内で正式な手順が決まっている
• 初めて使うテンプレートを開く時

安全性と確実性を重視するなら、この方法がおすすめです。

【方法3】クイックアクセスツールバーに登録（おすすめ）

クイックアクセスツールバーとは？

クイックアクセスツールバーは、Outlook画面の左上にある小さなアイコン群のことです。

ここによく使う機能を登録しておくと、どの画面からでもワンクリックでアクセスできます。テンプレートをここに登録すれば、最速で呼び出せるようになるんです。

登録手順（詳細版）

少し手順が複雑ですが、一度設定すれば非常に便利です。

ステップ1: クイックアクセスツールバーのカスタマイズを開く

1. 画面左上の「クイックアクセスツールバー」の右にある▼をクリック
2. 「その他のコマンド」を選択

ステップ2: マクロを作成する

1. 「リボンのユーザー設定」の画面が開く
2. 左側の「コマンドの選択」で「マクロ」を選ぶ
3. 「Project1.NewFromTemplate」を探す（見つからない場合は後述の方法で作成）
4. 「追加」ボタンをクリック
5. 「OK」をクリック

ステップ3: マクロコードを作成する（見つからない場合）

「Project1.NewFromTemplate」が見つからない場合は、自分で作成する必要があります。

1. Alt + F11 を押してVBAエディタを開く
2. 「挿入」→「標準モジュール」をクリック
3. 以下のコードを貼り付ける

Sub お礼メール()
    Dim myItem As Outlook.MailItem
    Set myItem = Application.CreateItemFromTemplate("C:\Users\ユーザー名\Documents\カスタムOfficeテンプレート\お礼メール.oft")
    myItem.Display
End Sub

4. 「C:\Users…」の部分は、自分のテンプレートファイルのパスに変更
5. ファイルを保存して閉じる

これで、クイックアクセスツールバーから一発でテンプレートを呼び出せるようになります。

アイコンとボタン名を変更する

登録したボタンは、アイコンと名前を変更できます。

1. クイックアクセスツールバーの▼をクリック
2. 「その他のコマンド」を選択
3. 追加したマクロを選択
4. 「変更」ボタンをクリック
5. アイコンと表示名を設定

分かりやすいアイコンと名前を付けておくと、間違えずに使えます。

【方法4】キーボードショートカットで開く（上級者向け）

独自のショートカットキーを割り当てる

VBAマクロを使えば、独自のショートカットキーを設定できます。

例えば、Ctrl + Alt + 1 で「お礼メール」テンプレートが開くようにする、といった設定が可能です。

ただし、この方法は他のショートカットキーと干渉しないよう注意が必要。すでに使われているキーの組み合わせを設定すると、既存の機能が使えなくなってしまいます。

設定方法の概要

1. VBAエディタ（Alt + F11）を開く
2. マクロにショートカットキーを関連付ける
3. 「ツール」→「マクロ」→「マクロ」から設定

この方法は少し高度なので、VBAに慣れている方向けです。詳しく知りたい方は、「Outlook VBA ショートカット」で検索すると、詳しい解説が見つかります。

【方法5】Web版Outlookでの呼び出し方法

Web版の制限事項

残念ながら、Web版のOutlook（Outlook.comやMicrosoft 365のWebアプリ）では、デスクトップ版のような.oftファイルを直接呼び出すことはできません。

ただし、似たような機能を実現する方法がいくつかあります。

代替案1: 下書きを使う

Web版で最も簡単なのは、下書き機能を使う方法です。

1. テンプレートにしたいメールを作成
2. 送信せずに「下書き」として保存
3. 使う時は下書きフォルダから開く
4. 内容をコピーして新規メールに貼り付け
5. 必要な部分を編集して送信

この方法なら、Web版でもテンプレートと同じ効果が得られます。

代替案2: ブラウザ拡張機能を活用

Chrome拡張機能を使うと、Web版でもテンプレート機能が使えるようになります。

おすすめの拡張機能：

• Briskine: 無料で使える定型文ツール
• Gorgias: ショートカットキーで定型文を挿入
• Text Blaze: スニペット機能が充実

これらの拡張機能をインストールすると、ショートカットキーや専用ボタンでテンプレートを呼び出せます。複数のメールサービスで共通して使えるのもメリットです。

代替案3: OneNoteに保存

テンプレートをOneNoteに保存しておく方法もあります。

1. OneNoteにテンプレートの文面を保存
2. 必要な時にOneNoteを開く
3. 内容をコピーしてメールに貼り付け

この方法は、スマートフォンからもアクセスできるので、外出先でも使えて便利です。

よくあるトラブルと解決方法

Q: テンプレートをダブルクリックしても開きません

A: 次の原因が考えられます。

原因1: ファイルの関連付けが外れている

.oftファイルがOutlookに関連付けられていない可能性があります。

解決方法：

1. .oftファイルを右クリック
2. 「プログラムから開く」→「別のプログラムを選択」
3. 「Outlook」を選んで「常にこのアプリを使って.oftファイルを開く」にチェック
4. 「OK」をクリック

原因2: Outlookが既定のメールアプリになっていない

Windows 10/11の設定で、Outlookを既定のメールアプリに設定する必要があります。

解決方法：

1. 「設定」→「アプリ」→「既定のアプリ」を開く
2. 「メール」の項目で「Outlook」を選択

Q: クイックアクセスツールバーにテンプレートが表示されません

A: マクロのセキュリティ設定を確認してください。

1. 「ファイル」→「オプション」→「トラストセンター」
2. 「トラストセンターの設定」をクリック
3. 「マクロの設定」で「警告を表示してすべてのマクロを無効にする」または「デジタル署名されたマクロを除き、すべてのマクロを無効にする」を選択

セキュリティを保ちながら、マクロを使える設定にする必要があります。

Q: テンプレートを開いても内容が空白です

A: テンプレートファイルが破損している可能性があります。

解決方法：

1. 元のテンプレートを再度作成する
2. ファイルを保存し直す
3. 他のフォルダにコピーして試してみる

それでも解決しない場合は、Outlookを再起動してから試してください。

効率を最大化するベストプラクティス

使用頻度に応じた呼び出し方法を選ぶ

テンプレートごとに最適な呼び出し方法を使い分けましょう。

毎日使うテンプレート：
→ クイックアクセスツールバーに登録

週に数回使うテンプレート：
→ デスクトップにショートカットを作成

月に数回使うテンプレート：
→ フォルダから直接開く

この使い分けが、業務効率を最大化するポイントです。

テンプレート名を工夫する

ファイル名で内容が分かるようにしておくと、呼び出し時に迷いません。

良い例：

• 01_お礼_面談後.oft
• 02_お礼_訪問後.oft
• 03_案内会議招集定例会.oft
• 04_依頼_資料送付.oft

番号を付けると、クイックアクセスツールバーでも順番通りに並びます。

複数のPCで同じテンプレートを使う方法

複数のパソコンでOutlookを使っている場合は、テンプレートをOneDriveなどのクラウドストレージに保存しておくと便利です。

1. テンプレートをOneDriveフォルダに保存
2. 各PCで同じOneDriveフォルダにアクセス
3. ショートカットを作成して使う

この方法なら、どのPCからでも同じテンプレートが使えます。

チーム全体でテンプレートを共有する方法

共有フォルダに保存する

社内でテンプレートを統一したい場合は、共有フォルダに保存します。

1. 社内の共有ドライブにテンプレートフォルダを作成
2. チーム全員がアクセスできるよう権限を設定
3. 各自のPCからショートカットを作成

この方法なら、テンプレートを更新した時も全員が最新版を使えます。

SharePointやOneDrive for Businessを活用

Microsoft 365を使っている企業なら、SharePointやOneDrive for Businessでテンプレートを共有できます。

メリット：

• バージョン管理ができる
• 変更履歴が残る
• アクセス権限を細かく設定できる
• どこからでもアクセス可能

チーム全体で同じテンプレートを使う場合に最適です。

まとめ

Outlookテンプレートを素早く呼び出す方法は、用途に応じて使い分けることが重要です。

この記事のポイント：

• ファイルから直接開くのが最も簡単
• クイックアクセスツールバーへの登録が最速
• Web版では下書きや拡張機能で代用可能
• 使用頻度に応じて呼び出し方法を選ぶ
• チーム全体で共有する場合はクラウドストレージを活用

初心者の方は、まず「ファイルから直接開く」方法から始めてみてください。慣れてきたら、よく使うテンプレートを「クイックアクセスツールバー」に登録すると、業務効率が劇的に向上します。

テンプレートは作るだけでなく、素早く呼び出せてこそ価値があります。

この記事を参考に、自分に合った呼び出し方法を見つけて、毎日のメール業務をもっと快適にしていきましょう！